Vous passez la journée avec une routine de « métro, boulot, dodo » ? Vous culpabilisez souvent ? Vous avez peur du burn-out ? Vous désirez passer plus de temps avec vous-même ou avec votre famille ? Vous avez toujours l’impression que le temps s’écoule vite et vous n’avez pas assez de temps pour accomplir tous les objectifs ?
Dans cet article, nous allons vous partager deux méthodes qui ont fait leurs preuves pour mieux gérer son temps et organiser sa journée plus efficacement, la vivre plus sereinement.
La Méthode GTD
La première technique pratique est la méthodologie du GTD. (Getting Things Done) Inventée par David Allen, consultant américain spécialiste de la productivité et de l’autogestion, la méthode GTD est une approche efficace pour optimiser votre organisation sans stress.
Cette méthode se présente sous la forme de cinq étapes :
- Collecter
La première étape est tout simple : Rassembler et noter toutes les tâches à faire.
Toutes les tâches et les missions possibles, notez-les dès qu’elles apparaissent dans votre tête. Ne vous inquiétez pas de classement ou de hiérarchisation, listez-les simplement.
- Traiter
La deuxième étape est de traiter et déplacer toutes les tâches dans trois groupes : la poubelle, la liste d’actions et le calendrier de projet.
- 🚮 La poubelle : les tâches sans futur potentiel ou sans action à réaliser. Supprimez ou archivez-les.
- 📚 La liste d’actions : la réalisation des tâches prend moins de 2 minutes. Faites-les tout de suite.
- 📅 Le calendrier en attente : plusieurs actions à faire, la réalisation des tâches prend plus de 2 minutes. Reportez-les pour plus tard.
Réalisez les tâches que vous pouvez terminer dans 2 minutes, passons à l’étape suivante : organiser !
- Organiser
Vous pouvez avoir beaucoup d’éléments dans le calendrier en attente. Alors gardez bien votre objectif final à l’esprit et transformez ces éléments en « Etapes suivantes ».
Prenons un exemple, si « rédiger un rapport de projet » est votre objectif final, l’étape suivante peut être « prendre un RDV avec Julie » pour renseigner des informations du rapport. Bien qu’il existe plusieurs actions à effectuer pour terminer cette tâche, il doit toujours les réaliser en ordre. Ainsi, nous vous proposons de trier ces éléments par contexte, tels que « au bureau », « au téléphone » pour optimiser ton organisation.
💡 La délégation est un art qui s’apprend. Faire confiance aux autres joue un rôle important pour éviter le burn-out au travail.
- Réviser
Consultez le calendrier et la liste des « Etapes suivantes », révisez l’avancement de votre travail afin de savoir quelle action à suivre.
💡 Stockez bien vos listes dans le cloud ou dans un appareil à la portée. Vous pourrez organiser votre travail et votre journée beaucoup plus flexible !
💡 Aussi, n’hésitez pas à établir un suivi régulier ou faire un point à la fin de chaque journée pour faire des améliorations et ajustements.
- Agir
Bon, la planification s’est faite, foncez–vous ! Quand vous choisissez un élément dans la liste des actions, prenez en compte la priorité de cet événement, le temps que vous disposez, votre niveau d’énergie et la situation actuelle pour agir.
Félicitations ! Vous maîtrisez la méthode GTD maintenant ! Si votre liste d’actions s’allonge d’heure en heure mais vous avez du mal à résister aux distractions, nous vous introduisons dans le prochain article une autre méthode très pratique : la technique Pomodoro. Développé par Francesco Cirillo, c’est un outil de gestion du temps pour améliorer rapidement votre productivité en maximisant votre concentration.